Konfiguracja wysyłki faktur do KSeF w Proassist #

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie faktur w ujednoliconej formie elektronicznej. Jej celem jest usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności rozliczeń podatkowych.

Wdrożenie systemu odbywa się stopniowo, dlatego termin obowiązkowego korzystania z KSeF zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Warto wcześniej ustalić, od kiedy Twoja firma zostanie objęta tym obowiązkiem, aby odpowiednio się przygotować.

Harmonogram wdrożenia KSeF:

od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych dla największych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorstw,
od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Jak połączyć Proassist z KSeF? #

System Proassist umożliwia wysyłkę faktur bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Aby aktywować tę funkcję, należy jednorazowo skonfigurować połączenie poprzez dodanie certyfikatu i klucza prywatnego.

W tym celu przejdź do konfiguratora faktur:
1. Z bocznego menu wybierz zakładkę PLACÓWKI, a następnie KONTRAHENCI.

2. Przy konkretnym kontrahencie kliknij w ikonę edycji.

3. Otwórz zakładkę: RACHUNKI.

4. Przy konkretnej firmie kliknij w zakładkę KSeF.

W sekcji KSeF wgraj wymagane pliki – kliknij w zieloną zakładkę DODAJ CERTYFIKAT.

Wgraj odpowiednio:

plik klucza prywatnego (rozszerzenie .key) oraz hasło
certyfikat (w formacie pem .crt)

Zatwierdź wprowadzone ustawienia.

Jak pobrać certyfikat i klucz prywatny do KSeF? #

Aby połączyć swój system z KSeF i wysyłać faktury elektroniczne, niezbędne jest posiadanie certyfikatu oraz klucza prywatnego. Certyfikat służy do autoryzacji Twojej firmy w systemie, a klucz prywatny umożliwia bezpieczne podpisywanie faktur.

⚠️ Uwaga:
– Klucz prywatny jest generowany tylko raz i nie można go pobrać ponownie, dlatego należy go bezpiecznie przechowywać.
– Certyfikat jest ważny 2 lata od momentu wygenerowania i po upływie tego okresu należy wygenerować nowy.

Więcej szczegółowych informacji oraz instrukcję krok po kroku znajdziesz w dokumentacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów:

Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur do KSeF w Proassist #

Po wgraniu certyfikatu i klucza prywatnego w systemie Proassist, konieczne jest ustawienie domyślnej opcji wysyłki faktury do KSeF, aby faktury mogły być automatycznie przesyłane do systemu.

Jak ustawić domyślną wysyłkę:

Przejdź do konfiguratora faktur:
Placówki → Kontrahenci → ikona edycji przy wybranej firmie → Rachunki → ikona edycji

2. W oknie ustawień przejdź do sekcji:
Integracja z KSeF

Zaznacz checkbox:
„Podczas zapisu faktury, domyślnie wysyłaj do KSeF”
Zapisz zmiany.

Uwaga dotycząca wysyłki faktur do KSeF

Podczas wystawiania faktury możesz w każdej chwili zmienić ustawienia wysyłki do KSeF dla konkretnego dokumentu.

Jeśli w konfiguratorze faktur włączysz automatyczną wysyłkę do KSeF, w oknie wystawienia faktury checkbox „Przy zapisie wyślij do KSeF” będzie zaznaczony. Możesz go odznaczyć, jeśli nie chcesz, aby dana faktura została wysłana do KSeF.
Jeśli natomiast nie włączysz automatycznej wysyłki w konfiguratorze faktur, checkbox będzie odznaczony i możesz ręcznie zdecydować, które faktury mają zostać przesłane do KSeF.

Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, które dokumenty trafiają do systemu.